Große Events flexibel abdecken: Wie ein Gastronomiebetrieb mit Werkvertrag Kosten senkte

Großveranstaltungen stellen Gastronomiebetriebe vor erhebliche Herausforderungen, besonders wenn es um die Personalplanung geht. Wir kennen das alle: Plötzlich steht ein riesiges Event an, und wir müssen schnell sehen, wie wir die nötigen Leute zusammenbekommen. Das ist oft kein Zuckerschlecken.

Die Gastronomie ist von Natur aus saisonal und ereignisabhängig. Ein normales Wochenende läuft vielleicht ruhig, aber dann kommt die Messe, das Stadtfest oder eine große Firmenfeier. Diese plötzlichen Spitzen im Arbeitsaufkommen sind schwer vorhersehbar und erfordern eine enorme Flexibilität im Personalbestand. Wir müssen in der Lage sein, kurzfristig viele zusätzliche Hände zu mobilisieren, ohne dass die Qualität leidet. Das bedeutet, wir brauchen ein System, das uns erlaubt, schnell auf solche Bedarfe zu reagieren.

Es reicht nicht, einfach nur viele Leute zu haben. Für Events brauchen wir qualifiziertes Personal – Servicekräfte, Köche, Barpersonal, die wissen, was sie tun. Gerade wenn es schnell gehen muss, ist es schwierig, zuverlässige und erfahrene Kräfte zu finden. Oft sind die guten Leute schon fest gebucht. Wir verbringen viel Zeit damit, Anfragen zu versenden, Telefonate zu führen und Lebensläufe zu sichten, nur um am Ende festzustellen, dass die Auswahl begrenzt ist. Das bindet wertvolle Ressourcen, die wir eigentlich für unser Kerngeschäft bräuchten.

Das Personal ist einer der größten Kostenfaktoren in unserem Betrieb. Wenn wir für Spitzenzeiten zu viele Leute fest anstellen, haben wir außerhalb dieser Zeiten hohe Fixkosten, die wir nicht mehr decken können. Stellen wir zu wenige ein, leidet der Service. Die Kunst liegt darin, die Personalkosten genau an den tatsächlichen Bedarf anzupassen. Ein Werkvertrag kann hier eine interessante Option sein, um diese Balance zu finden. Wir zahlen nur für die Leistung, die wir tatsächlich benötigen, und vermeiden so unnötige Ausgaben. Das ist gerade in unserer Branche, wo die Einnahmen stark schwanken können, ein wichtiger Punkt für die wirtschaftliche Stabilität.

Wenn wir über die Personalplanung für große Events sprechen, stoßen wir oft an Grenzen. Hier kann der Werkvertrag eine interessante Alternative sein. Was genau ist das eigentlich? Beim Werkvertrag vereinbaren wir mit einem Dienstleister die Erbringung eines bestimmten Werkes – also ein konkretes Ergebnis. Im Gastronomiekontext bedeutet das oft, dass der Dienstleister eine bestimmte Leistung erbringt, zum Beispiel die komplette Bewirtung eines Events oder die Bereitstellung eines qualifizierten Teams für eine bestimmte Aufgabe. Das Besondere ist, dass wir uns auf das Ergebnis konzentrieren und nicht auf die einzelnen Arbeitsstunden der eingesetzten Personen. Das gibt uns eine ganz andere Planbarkeit.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Klar definierte Leistung: Wir wissen genau, was wir bekommen.
• Fokus auf das Ergebnis: Der Dienstleister ist für die erfolgreiche Umsetzung verantwortlich.
• Weniger operative Verantwortung: Wir müssen uns nicht um die Details der Personalführung des externen Teams kümmern.

Es ist wichtig, den Werkvertrag von der Zeitarbeit zu unterscheiden. Bei der Zeitarbeit leihen wir uns im Grunde Arbeitskräfte aus, die wir dann selbst in unseren Betrieb integrieren und anleiten. Wir tragen die Verantwortung für deren Einsatz und Weisungsbefugnis. Beim Werkvertrag hingegen ist der Dienstleister dafür verantwortlich, das vereinbarte Werk zu erstellen. Wir geben keine direkten Anweisungen an die eingesetzten Mitarbeiter des Dienstleisters. Der Dienstleister organisiert seine Leute und deren Arbeit selbstständig, um das vereinbarte Ergebnis zu liefern. Das ist ein wesentlicher Unterschied, der auch rechtliche Konsequenzen hat.

Die klare Abgrenzung zwischen Werkvertrag und Arbeitnehmerüberlassung ist entscheidend, um rechtliche Fallstricke zu vermeiden. Wir als Gastronomiebetrieb müssen sicherstellen, dass die Struktur des Vertrages und die tatsächliche Durchführung den Vorgaben des Werkvertrags entsprechen.

Natürlich gibt es auch beim Werkvertrag rechtliche Vorgaben, die wir beachten müssen. Die wichtigste ist die Abgrenzung zur Scheinselbstständigkeit und zur Arbeitnehmerüberlassung. Ein Werkvertrag muss ein echtes unternehmerisches Risiko für den Dienstleister beinhalten und die Leistung muss klar definiert sein. Wir dürfen keine Weisungen erteilen, die über die reine Ergebnisabnahme hinausgehen. Es ist ratsam, sich hier im Zweifel rechtlich beraten zu lassen, um sicherzustellen, dass der Vertrag korrekt gestaltet ist und allen gesetzlichen Anforderungen genügt. Das schützt uns vor unerwarteten Nachzahlungen oder Sanktionen.

Wenn wir große Veranstaltungen abdecken, ist der Bedarf an Personal oft sehr unterschiedlich. Mit einem Werkvertrag können wir genau die benötigte Anzahl an Fachkräften für den jeweiligen Einsatz buchen. Das bedeutet, wir zahlen nur für die tatsächlich erbrachte Leistung und die vereinbarte Aufgabe. Im Vergleich zur klassischen Zeitarbeit oder einer festen Personalvermittlung, wo oft Mindeststunden oder feste Gehälter anfallen, ist das ein großer Vorteil. So vermeiden wir unnötige Kosten, wenn die Nachfrage geringer ist, und können gleichzeitig sicherstellen, dass wir für Spitzenzeiten genügend qualifiziertes Personal haben. Diese Flexibilität bei der Personalkostenplanung ist für uns ein entscheidender Faktor, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Die Organisation und Verwaltung von Personal kann sehr zeitaufwendig sein. Wenn wir uns stattdessen auf die Kernaufgaben unseres Gastronomiebetriebs konzentrieren – also auf die Zubereitung von Speisen, den Service und die Gästezufriedenheit – können wir unsere Qualität steigern. Der Dienstleister, mit dem wir einen Werkvertrag geschlossen haben, kümmert sich um die Rekrutierung, die Einarbeitung und die Einsatzplanung des Personals für die Events. Das entlastet unsere internen Teams erheblich und gibt uns mehr Freiraum, uns auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Die Abwicklung von Verträgen, die Lohnabrechnung und die Einhaltung rechtlicher Bestimmungen für kurzfristig eingesetztes Personal sind komplex. Durch den Werkvertrag lagert sich ein Großteil dieser administrativen Aufgaben an den Dienstleister aus. Wir müssen uns nicht mehr um die Sozialversicherungsbeiträge, Urlaubsansprüche oder Krankmeldungen der externen Mitarbeiter kümmern. Das spart uns nicht nur Zeit, sondern minimiert auch das Risiko von Fehlern und rechtlichen Problemen. Die gesamte Administration rund um das Eventpersonal wird dadurch deutlich vereinfacht.

Wenn wir uns für einen Dienstleister entscheiden, der uns im Rahmen eines Werkvertrags unterstützt, ist das eine wichtige Entscheidung. Wir müssen sicherstellen, dass dieser Partner wirklich zu uns passt und uns hilft, unsere Ziele zu erreichen. Es gibt viele Anbieter auf dem Markt, und eine gute Übersicht zu Personaldienstleistungen ist hier Gold wert. Wir sollten uns nicht überstürzen, sondern genau prüfen, wer uns am besten weiterhelfen kann.

Das Wichtigste zuerst: Der Dienstleister sollte sich mit der Gastronomie auskennen. Das bedeutet, sie verstehen die besonderen Anforderungen, die wir bei Events haben. Sie wissen, wie wichtig es ist, dass das Personal pünktlich ist, gut aussieht und freundlich zu den Gästen ist. Ein Dienstleister, der schon oft mit Caterings oder großen Veranstaltungen gearbeitet hat, wird unsere Bedürfnisse besser verstehen. Sie kennen die typischen Herausforderungen, wie zum Beispiel kurzfristige Ausfälle oder unerwartete Spitzen bei der Gästezahl.

Bevor wir uns festlegen, sollten wir uns unbedingt Referenzen ansehen. Was sagen andere Gastronomiebetriebe, die schon mit diesem Dienstleister zusammengearbeitet haben? Gab es Probleme? Wurden die vereinbarten Leistungen erbracht? Eine kurze Recherche kann uns viel Ärger ersparen. Wir können auch nachfragen, wie der Dienstleister mit Problemen umgeht, falls doch mal etwas schiefgeht. Zuverlässigkeit ist hier das A und O. Wir brauchen jemanden, auf den wir uns verlassen können, besonders wenn der Druck hoch ist.

Ein klarer Vertrag ist unerlässlich. Wir müssen genau wissen, was wir bekommen und was es kostet. Es sollte keine versteckten Kosten geben. Im Vertrag sollte genau stehen, welche Leistungen der Dienstleister erbringt, wer für was verantwortlich ist und wie die Abrechnung erfolgt. Wir sollten uns auch die Kündigungsfristen und die Regelungen bei Krankheit oder Ausfall von Personal ansehen. Eine offene und ehrliche Kommunikation über alle Details im Vorfeld schafft Vertrauen und vermeidet spätere Missverständnisse. Wir wollen eine Partnerschaft auf Augenhöhe, die für beide Seiten fair ist.

Bevor wir einen Werkvertrag abschließen, ist es wichtig, genau zu wissen, was wir brauchen. Wir schauen uns an, welche Veranstaltungen anstehen und wie viele Leute wir dafür benötigen. Das hilft uns, den Bedarf realistisch einzuschätzen. Wir definieren klar, welche Aufgaben der Dienstleister übernehmen soll. Geht es nur um Servicepersonal, oder auch um Küchenhilfen? Wie viele Stunden werden voraussichtlich benötigt? Diese Fragen beantworten wir, bevor wir überhaupt mit potenziellen Partnern sprechen.

Eine offene und ehrliche Kommunikation ist das A und O. Wir besprechen unsere Erwartungen detailliert mit dem Dienstleister. Dazu gehören:

• Klare Absprachen zu den Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
• Informationen über die Art der Veranstaltung und die Gäste.
• Festlegung der Kommunikationswege für den Einsatz.
• Besprechung von Notfallplänen.

Wir legen Wert darauf, dass der Dienstleister unsere Standards versteht und mitträgt. Das schafft Vertrauen und vermeidet Missverständnisse.

Nach jedem Einsatz werten wir aus, wie gut es gelaufen ist. Gab es Probleme? Wurden die Erwartungen erfüllt? Wir holen uns Feedback vom Eventteam und auch vom Dienstleister selbst. So können wir den Prozess stetig verbessern.

Die regelmäßige Überprüfung hilft uns, die Zusammenarbeit zu optimieren und sicherzustellen, dass wir auch zukünftig flexibel und kosteneffizient aufgestellt sind.

Das Ziel ist, die Personalplanung für Großveranstaltungen immer weiter zu vereinfachen und gleichzeitig die Qualität hochzuhalten.

Wir möchten Ihnen heute die Akliman GmbH vorstellen, einen Partner, der uns geholfen hat, unsere Personalplanung für Großveranstaltungen neu zu gestalten. Akliman Personaldienstleistung hat sich darauf spezialisiert, Gastronomiebetrieben wie unserem flexible und qualifizierte Arbeitskräfte zur Verfügung zu stellen. Sie verstehen die besonderen Anforderungen der Branche, gerade wenn es um Spitzenzeiten geht.

Was Akliman für uns besonders interessant gemacht hat, ist ihre klare Fokussierung auf den Gastronomiebereich und die Anwendung des Werkvertragsmodells. Anstatt nur Personal zu vermitteln, übernehmen sie mit einem Werkvertrag klar definierte Aufgabenbereiche. Das bedeutet für uns, dass wir uns auf das Kerngeschäft konzentrieren können, während Akliman die Verantwortung für die Erbringung der vereinbarten Dienstleistung trägt. Diese klare Aufgabenteilung hat sich als sehr vorteilhaft erwiesen.

Durch die Zusammenarbeit mit Akliman konnten wir die Personalengpässe bei großen Events deutlich reduzieren. Sie stellen sicher, dass wir auch bei hohem Andrang stets ausreichend qualifiziertes Personal haben, sei es im Service, in der Küche oder im Barbereich. Die Flexibilität, die wir durch dieses Modell gewinnen, ist enorm. Wir können kurzfristig auf Änderungen im Veranstaltungsplan reagieren, ohne uns über die Personalbeschaffung Sorgen machen zu müssen. Das hat uns geholfen, Kosten zu senken und gleichzeitig die Servicequalität hochzuhalten.

Durch die flexible Handhabung von Personal über Werkverträge können wir unsere Personalkosten deutlich besser steuern. Anstatt festangestellte Mitarbeiter für Spitzenzeiten vorzuhalten, die außerhalb dieser Events weniger ausgelastet wären, setzen wir externe Fachkräfte nur dann ein, wenn sie wirklich benötigt werden. Das bedeutet, wir zahlen nur für die tatsächlich erbrachte Leistung. Diese bedarfsgerechte Einsatzplanung führt zu einer spürbaren Entlastung unserer Budgets und ermöglicht eine präzisere Kalkulation für jedes einzelne Event. Langfristig hilft uns das, auch in wirtschaftlich unsicheren Zeiten stabil zu bleiben und wettbewerbsfähig zu agieren.

Die Fähigkeit, auch kurzfristig und flexibel auf Personalbedarf zu reagieren, verschafft uns einen klaren Vorteil gegenüber Mitbewerbern. Wir können mehr Veranstaltungen annehmen und diese mit der gewohnt hohen Qualität bedienen, ohne uns durch starre Personalstrukturen selbst einzuschränken. Dies stärkt unseren Ruf als verlässlicher Partner für Großveranstaltungen und eröffnet neue Geschäftsmöglichkeiten. Unsere Flexibilität wird so zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Qualitätssicherung. Durch die Zusammenarbeit mit spezialisierten Dienstleistern, die über qualifiziertes und erfahrenes Personal verfügen, stellen wir sicher, dass unsere Gäste stets einen exzellenten Service erhalten. Diese Fachkräfte sind oft auf bestimmte Bereiche der Gastronomie spezialisiert und bringen ein hohes Maß an Professionalität mit. Das entlastet unser Stammpersonal und erlaubt es uns, uns auf die strategische Weiterentwicklung unseres Betriebs zu konzentrieren. Wir können so auch bei sehr großen oder anspruchsvollen Events einen gleichbleibend hohen Standard aufrechterhalten, was für die Zufriedenheit unserer Kunden und die Reputation unseres Hauses unerlässlich ist.

Mit flexiblen Arbeitsmodellen die Zukunft gestalten! Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihr Team so aufstellen, dass es für kommende Herausforderungen bestens gerüstet ist. Entdecken Sie jetzt auf unserer Website, wie wir Sie dabei unterstützen können, die richtigen Leute für Ihr Unternehmen zu finden und langfristig zu binden.

Wie wir sehen konnten, bietet die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister wie Akliman über Werkverträge eine echte Chance, die Personalkosten bei großen Veranstaltungen spürbar zu senken. Statt auf teure Festanstellungen oder kurzfristige Aushilfen zu setzen, ermöglicht uns der Werkvertrag, flexibel auf Spitzen abzudecken. Das bedeutet, wir bekommen genau die Unterstützung, die wir brauchen, wann wir sie brauchen, ohne uns langfristig binden zu müssen. Das ist nicht nur finanziell sinnvoll, sondern gibt uns auch die nötige Ruhe, uns auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. Wir können so größere Events besser stemmen und gleichzeitig unsere Ausgaben im Griff behalten. Eine klare Empfehlung für Gastronomiebetriebe, die nach smarten Lösungen suchen.

Stellen Sie sich vor, wir brauchen für ein riesiges Fest plötzlich viele helfende Hände in der Küche oder beim Service. Mit einem Werkvertrag sagen wir einem anderen Unternehmen: ‚Kümmert euch darum, dass diese Aufgabe erledigt wird.‘ Das ist wie ein Paket, das wir kaufen, statt jeden einzelnen Mitarbeiter selbst einstellen zu müssen. So können wir flexibel auf die vielen Gäste reagieren, ohne uns ständig Sorgen um Personal machen zu müssen.

Nicht ganz. Bei der Zeitarbeit leihen wir uns quasi Mitarbeiter für eine bestimmte Zeit. Beim Werkvertrag aber beauftragen wir ein ganzes Unternehmen, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Das Unternehmen kümmert sich dann selbst darum, wer das macht und wie. Wir sagen nur, was am Ende rauskommen soll, zum Beispiel: ‚Das Buffet muss stehen und bedient werden‘.

Ganz einfach: Wir zahlen nur für die Arbeit, die wirklich gemacht werden muss. Wenn wir nur wenige Gäste haben, brauchen wir auch weniger Hilfe. Mit dem Werkvertrag müssen wir nicht ständig Leute fest anstellen, die wir sonst vielleicht nicht brauchen. Das spart uns Geld, weil wir flexibel bleiben und nur dann bezahlen, wenn es wirklich nötig ist.

Wir sollten uns gut informieren, welche Regeln es gibt. Wichtig ist, dass klar ist, wer für was zuständig ist. Wir müssen sicherstellen, dass der Vertrag fair ist und dass wir bekommen, was wir bestellt haben. Es ist auch gut zu wissen, dass wir uns auf die Qualität der Arbeit verlassen können, die uns versprochen wird.

Am besten suchen wir uns jemanden, der sich in der Gastronomie gut auskennt. So ein Partner weiß, was wir brauchen und kann uns wirklich helfen. Wir sollten uns anschauen, was die schon alles gemacht haben und ob andere Betriebe zufrieden waren. Ein Partner wie die Akliman GmbH, die sich auf sowas spezialisiert hat, ist da oft eine gute Wahl.

Wir können uns besser auf das konzentrieren, was wir am besten können: gutes Essen machen und unsere Gäste glücklich machen. Wir müssen uns weniger um die Suche nach Personal kümmern und sparen dadurch Zeit und Nerven. Und das Wichtigste: Wir können Kosten sparen, weil wir nur für die Leistung bezahlen, die wir auch wirklich brauchen.

Ja, genau dafür sind solche Firmen da. Die Akliman GmbH zum Beispiel hat viel Erfahrung damit, Betriebe wie unseren bei großen Veranstaltungen zu unterstützen. Sie haben ein großes Netz an Leuten und wissen, wie sie schnell und gut die nötige Hilfe organisieren können, damit auch bei vielen Gästen alles reibungslos läuft.

Auf jeden Fall! Wenn wir wissen, dass wir uns auf solche flexiblen Lösungen verlassen können, sind wir für die Zukunft besser aufgestellt. Wir können schneller auf neue Ideen oder größere Veranstaltungen reagieren, ohne uns gleich Sorgen um Personal machen zu müssen. Das macht uns stärker und wettbewerbsfähiger.